Τα τελευταία χρόνια στην Ευρώπη αλλά και διεθνώς παρατηρείται ένα συνεχώς αυξανόμενο ενδιαφέρον των εταιρειών για την υλοποίηση Πληροφοριακών Συστημάτων Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού. Ολοένα και περισσότερες εταιρείες εφαρμόζουν τέτοια συστήματα, όχι μόνο στα κεντρικά τους γραφεία αλλά και στα υποκαταστήματά τους σε διάφορες χώρες. H τάση αυτή έχει αρχίσει να γίνεται εμφανής και στην Ελλάδα, όπου σύμφωνα με στοιχεία της εταιρείας PricewaterhouseCoopers που παρατίθενται αναλύονται τα οφέλη που αποφέρει η συγκεκριμένη τεχνολογία στις επιχειρήσεις αλλά και στους εργαζομένους, τα κριτήρια για τη σωστή επιλογή τέτοιων συστημάτων, καθώς και οι κίνδυνοι και τα βήματα που χρήζουν προσοχής προκειμένου να έχουν τα επιθυμητά αποτελέσματα, όπως μείωση του διαχειριστικού κόστους της Διεύθυνσης Ανθρώπινου Δυναμικού, δικαιότερη μεταχείριση αναφορικά με τις προαγωγές κ.ά.


* Προοπτικές και ανάπτυξη


Αξίζει να σημειωθεί επίσης ότι πολλά πανεπιστημιακά ιδρύματα του εξωτερικού έχουν ενσωματώσει στα προγράμματά τους μαθήματα αναφορικά με τα Πληροφοριακά Συστήματα για το Ανθρώπινο Δυναμικό. Το γεγονός αυτό δείχνει ότι το ενδιαφέρον για τα συστήματα αυτά δεν είναι παροδικό και πως ο κλάδος αυτός θεωρείται ότι θα γνωρίσει ακόμη μεγαλύτερη ανάπτυξη στο μέλλον.


«Οι λόγοι για τους οποίους δίδεται τόση έμφαση σε αυτά τα Πληροφοριακά Συστήματα είναι πολύπλευροι και αφορούν τόσο τα οφέλη που δύνανται να αποφέρουν στις επιχειρήσεις όσο και τα πλεονεκτήματα για τους εργαζομένους» αναφέρει η κυρία Κατερίνα Αποστολίδη, στέλεχος στο Τμήμα Παροχής Υπηρεσιών Διαχείρισης Ανθρώπινων Πόρων της PricewaterhouseCoopers. Αναφορικά με τις επιχειρήσεις πρέπει να σημειωθεί ότι το κόστος της επένδυσης δύναται να αποσβεστεί μέσα σε δύο περίπου έτη μέσα από τα οφέλη που απορρέουν. Επιπλέον είναι σημαντικό να αναφερθεί ότι τα συστήματα αυτά προσφέρουν ομοιομορφία δεδομένων, ενώ διευκολύνουν την πρόσβαση σε πληροφορίες αναφορικά με το ανθρώπινο δυναμικό. Αυτό αποτελεί πλεονέκτημα ειδικά για εταιρείες με γεωγραφική διασπορά, που λειτουργούν σε διάφορα σημεία μιας επικράτειας ή ακόμη και σε διεθνές επίπεδο. H ευκολία της διαχείρισης των δεδομένων και της πληροφορίας μειώνει μακροπρόθεσμα το διαχειριστικό κόστος της Διεύθυνσης Ανθρώπινου Δυναμικού, ενώ επιτρέπει στα στελέχη της να ασχοληθούν με θέματα μεγαλύτερης στρατηγικής σημασίας. Επίσης πρέπει να τονιστεί ότι τα συστήματα αυτά αυξάνουν τη διαφάνεια της λειτουργίας της επιχείρησης και παράλληλα διευκολύνουν την ενδοεταιρική επικοινωνία και συνεργασία. Τέλος, είναι σημαντικό ότι η υλοποίηση των συστημάτων αυτών ενισχύει την αυτοματοποίηση των διαδικασιών. Με άλλα λόγια, η ενημέρωση των στοιχείων του προσωπικού γίνεται αμεσότερη, ενώ απλοποιούνται διαδικασίες όπως η αίτηση και έγκριση των αδειών, η αξιολόγηση της απόδοσης μέσω της ηλεκτρονικής συμπλήρωσης των εντύπων και η αίτηση ενδιαφέροντος αναφορικά με κενές θέσεις στην εταιρεία που δημοσιοποιείται ηλεκτρονικά στο δίκτυό της.


Οσον αφορά τους εργαζομένους, ενδυναμώνονται καθώς έχουν αυξημένη πρόσβαση σε πληροφορίες για τα προσωπικά τους στοιχεία καθώς και τη δυνατότητα να πραγματοποιήσουν αλλαγές, ενώ η επικοινωνία τους με τον εργοδότη τους γίνεται αμεσότερη καθώς αυξάνεται η πληροφόρησή τους αναφορικά με τις εταιρικές διαδικασίες και πρακτικές. Επιπλέον η χρήση των Πληροφοριακών Συστημάτων Ανθρώπινου Δυναμικού διασφαλίζει την έγκυρη και επαρκή πληροφόρηση της εταιρείας αναφορικά με τις ικανότητες, τις γνώσεις και τη διαθεσιμότητα των εργαζομένων. Ετσι κάθε εργαζόμενος τυγχάνει δικαιότερης μεταχείρισης αναφορικά με προαγωγές, μεταθέσεις και εσωτερικές μετακινήσεις.


Ενα φλέγον θέμα που απορρέει από την εφαρμογή Πληροφοριακών Συστημάτων Ανθρώπινου Δυναμικού είναι η διαχείριση και η ασφάλεια των προσωπικών δεδομένων των εργαζομένων. Πρέπει να σημειωθεί όμως ότι η πρόσβαση κάθε εργαζομένου στο σύστημα δύναται να περιοριστεί με τρόπο ώστε κάθε εργαζόμενος να έχει πρόσβαση μόνο στα δικά του/της στοιχεία, καθώς και σε γενικές επιχειρησιακές πληροφορίες. Είναι γεγονός λοιπόν ότι τα Ολοκληρωμένα Πληροφοριακά Συστήματα Ανθρώπινου Δυναμικού παρέχουν σημαντικά πλεονεκτήματα για την επιχείρηση και τον εργαζόμενο.


* Προβλήματα και λύσεις


Εχει παρατηρηθεί όμως ότι πολλές επιχειρήσεις πραγματοποιούν μια τέτοια μεγάλη επένδυση και τελικά δεν χρησιμοποιούν το σύστημα ή συνειδητοποιούν ότι το σύστημα δεν καλύπτει τις ανάγκες τους. Ο βασικός λόγος των προβλημάτων αυτών, όπως προσθέτει η κυρία Αποστολίδη, έγκειται στον βαθμό ετοιμότητας του Τμήματος Ανθρώπινου Δυναμικού να υλοποιήσει ένα τέτοιο σύστημα. Πιο συγκεκριμένα, το Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού πρέπει είτε μόνο του είτε με τη βοήθεια συμβούλων να προχωρήσει σε μια αξιολόγηση των Συστημάτων Ανθρώπινου Δυναμικού που εφαρμόζονται στην εταιρεία προκειμένου να καταγράψει τις υφιστάμενες διαδικασίες και να κατανοήσει εις βάθος τις ανάγκες του. Επιπλέον από την αξιολόγηση θα προκύψει το χάσμα των υφισταμένων συστημάτων από τη βέλτιστη πρακτική καθώς και τα περιθώρια βελτίωσής τους. Συνιστάται το Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού να λάβει την ευκαιρία να βελτιώσει τα Συστήματα Ανθρώπινου Δυναμικού όχι μόνο προς όφελος της εταιρείας και των εργαζομένων αλλά και για να αξιοποιήσει καλύτερα το Πληροφοριακό Σύστημα που θα υλοποιήσει. Εχοντας αξιολογήσει σωστά τις ανάγκες της δικής του εταιρείας το τμήμα θα αποκτήσει επιπλέον την ικανότητα να επιλέξει το καταλληλότερο Πληροφοριακό Σύστημα Ανθρώπινου Δυναμικού από αυτά που διατίθενται στην αγορά.


Επιπλέον οι εταιρείες θα πρέπει να λάβουν υπόψη και κάποια από τα βασικά χαρακτηριστικά των Πληροφοριακών Συστημάτων Ανθρώπινου Δυναμικού. Κάποια, όπως επισημαίνει η κυρία Αποστολίδη, αποτελούν μέρος ERP συστημάτων, δηλαδή συστημάτων που αφορούν όλες τις λειτουργίες της επιχείρησης, ενώ κάποια άλλα δίδουν έμφαση στη διοίκηση / διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού. Επομένως είναι πολύ σημαντικό να ληφθεί υπόψη η εταιρική κουλτούρα και στρατηγική αλλά και η στρατηγική πληροφοριακών συστημάτων, σύμφωνα με τις οποίες η εταιρεία μπορεί να αποφασίσει να επενδύσει σε ένα Ολοκληρωμένο ERP Σύστημα. Τέλος, είναι ιδιαίτερα σημαντικό το Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού να έχει εξασφαλίσει τη δέσμευση της διοίκησης σε ένα τέτοιο έργο προτού προβεί στην υλοποίηση. Με άλλα λόγια, η διοίκηση θα πρέπει να υποστηρίξει την αλλαγή, να ωθήσει τους εργαζομένους στην αποδοχή του νέου συστήματος και να διαθέσει τους απαραίτητους πόρους για την υλοποίησή του.