Ανακαλώντας τη ρήση του Αβραάμ Λίνκολν «μπορείς να τους ξεγελάς όλους για λίγο καιρό, λίγους όλο τον καιρό, αλλά όχι όλους όλο τον καιρό», κρίνεται απαραίτητο να αναλυθούν οι διαδικασίες και οι μέθοδοι για την πρόληψη και ανίχνευση των περιπτώσεων υπεξαιρέσεων προκειμένου να μην επιτραπεί σε κανέναν υπάλληλο να ξεγελάσει τον οποιονδήποτε έστω και για λίγο καιρό.
Αρχικά παρουσιάζονται οι βασικές κατηγορίες υπεξαιρέσεων στις οποίες γίνεται κατάχρηση εταιρικών κεφαλαίων για προσωπικούς σκοπούς.
Η πρώτη κατηγορία περιλαμβάνει περιπτώσεις έγκρισης προσωπικών αγορών ως «εταιρικές δαπάνες» από υπαλλήλους οι οποίοι έχουν την αντίστοιχη εξουσιοδότηση. Σε μια τέτοια περίπτωση είναι ευνόητο ότι ο μόνος αποτρεπτικός παράγοντας είναι το προσωπικό αίσθημα της ηθικής. Το ύψος των πιθανών καταχρήσεων εξαρτάται κατά κύριο λόγο από το πόσο τολμηροί είναι οι επίδοξοι «απατεώνες», καθώς και από το ποσό των προσωπικών δαπανών που εκτιμούν ότι μπορούν να δικαιολογήσουν χωρίς να εγείρουν υποψίες. Ωστόσο, υπάρχουν και παραδείγματα υπεξαιρέσεων στις οποίες ένας υπάλληλος, όντας πιο εγκρατής, υποβάλλει και εγκρίνει ο ίδιος μικρότερου ύψους δαπάνες. Σε αυτές τις περιπτώσεις το ενδεχόμενο να μην παρατηρήσει κανείς οτιδήποτε επιλήψιμο για μεγάλο χρονικό διάστημα είναι πολύ μεγάλο.
Σε έναν από τους ειδικούς ελέγχους που διεξήγαγε το Τμήμα Διερεύνησης Οικονομικής Απάτης εντοπίστηκε περίπτωση κατά την οποία η οικονομική διευθύντρια μεγάλης εταιρείας δικαιολογούσε προσωπικές δαπάνες πολλών χιλιάδων ευρώ για πάνω από πέντε χρόνια χωρίς κανένας να έχει υποπτευθεί το παραμικρό.
Η δεύτερη κατηγορία περιλαμβάνει υποθέσεις υπεξαιρέσεων όπου η πληρωμή προσωπικών εξόδων με χρέωση της εταιρείας έχει εγκριθεί από κάποιον άλλον. Μια τέτοια περίπτωση είναι πιο περίπλοκη, γιατί ο δράστης πρέπει είτε να συνεργαστεί με το άτομο που εγκρίνει τις εταιρικές δαπάνες είτε να ελπίζει στην αμέλεια και στην επιπόλαιη εκτέλεση των καθηκόντων του. Για παράδειγμα, ένας προϊστάμενος εγκρίνει το εξοδολόγιο ενός υπαλλήλου θεωρώντας ότι οι αναγραφόμενες δαπάνες είναι σύμφωνες με τις ισχύουσες εταιρικές πολιτικές και τα επισυναπτόμενα δικαιολογητικά. Ωστόσο, ο δράστης αντικαθιστά τα τιμολόγια που αφορούν εταιρικές δαπάνες με άλλα, προσωπικών του εξόδων, και στη συνέχεια τα προωθεί στο λογιστήριο. Φυσικά ο δράστης θα μπορούσε πολύ απλά και να πλαστογραφήσει την υπογραφή του προϊσταμένου που έχει την αρμοδιότητα έγκρισης των δαπανών. Η μέθοδος αυτή είναι αποτελεσματική αλλά και δύσκολo να εντοπιστεί.
Μία άλλη περίπτωση συνέργειας είναι αυτή του προϊσταμένου με τον υφιστάμενο. Ο υφιστάμενος καταχωρίζει τις δαπάνες του προϊσταμένου ως δικές του και στη συνέχεια του αποδίδει το αντίστοιχο χρηματικό ποσό.
Πώς όμως μπορείτε να αναγνωρίσετε την υπεξαίρεση χρηματικών πόρων της εταιρείας οι οποίες αφορούν ιδιωτικές δαπάνες;
Η βάση για τον επιτυχή εντοπισμό είναι πρωτίστως η ύπαρξη καλού ελεγκτικού πλαισίου που στηρίζεται στη συνεχή παρακολούθηση των δαπανών, καθώς και στον έγκαιρο εντοπισμό αποκλίσεων από τον προϋπολογισμό. Επιπροσθέτως, σημαντική είναι και η σύγκριση των τιμών που υπάρχουν στην αγορά με τη μέση τιμή των δαπανών της εταιρείας ανά τμήμα και ανά μονάδα. Μία ακόμη μέθοδος πρόληψης αποτελεί και η διενέργεια τακτικών ελέγχων των εξόδων σε σχέση με τη χρησιμότητα, την εγκυρότητα και τη συνάφειά τους με τις διαδικασίες. Ιδιαίτερα σημαντική κρίνεται και η θέσπιση σαφών και αποτελεσματικών διαδικασιών για τη διενέργεια και την έγκριση των εταιρικών δαπανών αλλά και η εφαρμογή ελεγκτικών μηχανισμών.
Αντί επιλόγου: Με το άρθρο αυτό κλείνει μια σειρά αφιερωμένη στις επιχειρηματικές απάτες. Ελπίζουμε ότι οι αναγνώστες έχουν εξοικειωθεί και ευαισθητοποιηθεί περισσότερο απέναντι στις απειλές που αντιμετωπίζουν οι επιχειρήσεις τους. Δυστυχώς είναι αδύνατον να εξαλειφθούν εντελώς οι περιπτώσεις απατών. Ευελπιστούμε όμως να έχουμε υπογραμμίσει ότι υπάρχουν πολλοί τρόποι και εργαλεία για να μειωθεί ουσιαστικά η εμφάνισή τους. Το μόνο σίγουρο είναι πως η αντιμετώπιση τέτοιων φαινομένων είναι ευθύνη όλων σε έναν οργανισμό και ότι δεν αρκούν μόνο τα ευχολόγια.
Ο κ. Γιάννης Δρακούλης είναι επικεφαλής του Τμήματος Διερεύνησης Οικονομικής Απάτης και Εταιρικών Αντιδικιών της ΕΥ Ελλάδας.
ΕΝΤΥΠΗ ΕΚΔΟΣΗ
