Οταν τα τελευταία οικονομικά δεδομένα έφτασαν από την ελληνική θυγατρική στα γραφεία της μητρικής, ήταν τόσο ανησυχητικά ώστε η απόφαση για την αποστολή ελεγκτών ήταν άμεση. Οι ελεγκτές έδειξαν ιδιαίτερο ενδιαφέρον στη διερεύνηση των διαρκώς αυξανόμενων δαπανών μισθοδοσίας. Η διοίκηση της εταιρείας δικαιολόγησε τα αυξημένα νούμερα στο ευρύτερο πλαίσιο ανάπτυξης και κερδοφορίας της εταιρείας. Ωστόσο, με μια πιο διερευνητική διάθεση οι ελεγκτές ανακάλυψαν πλήθος εικονικών συμβάσεων και υπαλλήλους-φαντάσματα, των οποίων οι μισθοί κατέληγαν στα στελέχη της διοίκησης.
Το Ινστιτούτο κατά της Απάτης (Association of Certified Fraud Examiners) στην πιο πρόσφατη έρευνά του διαπιστώνει ότι ένα ποσοστό κοντά στο 20% αφορά περιπτώσεις απατών που σχετίζονται με τη μισθοδοσία. Μάλιστα οι περιπτώσεις αυτές κατά μέσον όρο επιβαρύνουν την επιχείρηση κατά 56.000 ευρώ.
Στην πράξη, το «μαγείρεμα» μιας μισθοδοσίας μπορεί να επιτευχθεί με πολλούς τρόπους. Ο πλέον διαδεδομένος είναι εκείνος στον οποίο στις μισθοδοτικές καταστάσεις και στα λογιστικά βιβλία εμφανίζονται πληρωμές σε πρόσωπα που στην πραγματικότητα δεν παρέχουν καμία υπηρεσία, οι αποκαλούμενοι «υπάλληλοι-φαντάσματα».
Αλλη μέθοδος περιλαμβάνει την καταβολή μπόνους βάσει εικονικά δηλωθεισών αυξημένων ωρών εργασίας ή αριθμού των προϊόντων που πωλούνται ή παράγονται. Μερικές φορές τις απάτες αυτές διαπράττουν εργαζόμενοι ενεργώντας είτε μεμονωμένα είτε σε συνέργεια με τους προϊσταμένους τους.
Αλλο παράδειγμα διενέργειας απάτης συνδέεται με την προετοιμασία της μισθοδοσίας, π.χ. ένας υπάλληλος μπορεί να εκμεταλλευτεί ακόμη και την απόλυση ενός εργαζομένου. Είναι γνωστές περιπτώσεις κατά τις οποίες εργαζόμενοι, ενώ είχαν απολυθεί εδώ και έναν χρόνο, περιλαμβάνονταν στις μισθολογικές καταστάσεις.
Μία ακόμη γνωστή ιστορία απάτης τελέστηκε μετά την εξαγορά μιας εταιρείας, όταν το νέο διοικητικό συμβούλιο βρέθηκε αντιμέτωπο με τις απαιτήσεις αποζημίωσης των παλιών στελεχών.
Τελικά αποδείχθηκε ότι οι συμβάσεις που οι υπάλληλοι διατείνονταν ότι είχαν υπογραφεί πριν από 4-5 χρόνια στην πραγματικότητα είχαν τυπωθεί και υπογράφει λίγες μόνο εβδομάδες πριν από την αλλαγή του διοικητικού συμβουλίου.
Η ανίχνευση και πρόληψη των απατών που σχετίζονται με την καταβολή μισθοδοσίας θα πρέπει να βασίζεται στην κατάρτιση ενός λεπτομερούς προϋπολογισμού και στον συνεχή έλεγχο για τυχόν αποκλίσεις. Οι δαπάνες για το προσωπικό είναι δυνατόν να προγραμματιστούν και να προβλεφθούν με ακρίβεια και το περιθώριο απόκλισης από τον αρχικό προϋπολογισμό θα πρέπει να είναι αρκετά μικρό ή και ανύπαρκτο. Οι ελεγκτές μπορούν και αυτοί να χρησιμοποιήσουν πολλές μεθόδους για τη διερεύνηση μιας απάτης σχετιζόμενης με τη μισθοδοσία του προσωπικού. Ενδεικτικά αναφέρουμε την ανάλυση αρχείων προσέλευσης και των καταγεγραμμένων ημερών κανονικής ή αναρρωτικής άδειας –οι «υπάλληλοι-φαντάσματα» είναι τόσο συνεπείς στις υποχρεώσεις τους ώστε να μην αρρωσταίνουν ή να μην απέχουν από την εργασία τους.
Αλλες μέθοδοι για την ανίχνευση των απατών σχετικών με τη μισθοδοσία περιλαμβάνουν την ανάλυση των τραπεζικών λογαριασμών μισθοδοσίας και τη σύγκρισή τους με τους αριθμούς λογαριασμών άλλων εργαζομένων, προς διερεύνηση επικαλυπτόμενων προσώπων και λογαριασμών.
Επίσης συνίσταται η κατάτμηση και ανεξαρτητοποίηση των διαδικασιών πρόσληψης νέων υπαλλήλων, της προετοιμασίας της μισθοδοσίας, της έγκρισής της και της καταβολής της.
Είναι εξίσου απαραίτητο να υπάρχει ένα κατάλληλο σύστημα για την έγκριση όλων των αλλαγών στην κατάσταση μισθοδοσίας, τη χορήγηση ενδεχόμενων μπόνους και άλλων πρόσθετων παροχών. Ολοκληρώνοντας, επιβεβλημένη κρίνεται η σωστή και επικαιροποιημένη τήρηση ενός αρχείου που να περιλαμβάνει τα προσωπικά στοιχεία κάθε υπαλλήλου για την τεκμηρίωση της μισθοδοσίας του και ιδίως οι συμβάσεις εργασίας που έχουν συναφθεί με τους υπαλλήλους της εταιρείας.
Ο κ. Γιάννης Δρακούλης είναι επικεφαλής του Τμήματος Διερεύνησης Οικονομικής Απάτης και Εταιρικών Αντιδικιών της ΕΥ Ελλάδας.
ΕΝΤΥΠΗ ΕΚΔΟΣΗ
