Θαύμα στις αποθήκες!

Μια μικρή επαρχιακή εταιρεία παραγωγής δομικών υλικών εξαγοράστηκε από μια μεγάλη αθηναϊκή εταιρεία. Οι νέοι ιδιοκτήτες, θέλοντας να μεγιστοποιήσουν τα οφέλη από την αγορά τους, προέβησαν άμεσα στη ριζική αναδιοργάνωσή της.

Αρκετούς μήνες μετά την εφαρμογή των νέων κανονισμών, ο υπάλληλος του οικονομικού τμήματος, αρμόδιος για την καταγραφή και την παρακολούθηση των αποθεμάτων, ζήτησε συνάντηση από τον επικεφαλής του λογιστηρίου της εταιρείας.

Ο υπάλληλος μόλις είχε ανακαλύψει ότι η φύρα παραγωγής των τελευταίων μηνών ήταν σημαντικά χαμηλότερη από αυτήν των προηγούμενων ετών. Παράλληλα, υπήρχαν φήμες ότι οι υπεύθυνοι της παραγωγής και των αποθηκών, σε συνεργασία με το προσωπικό ασφαλείας, προέβαιναν σε ιδιοποίηση και παράνομες πωλήσεις προϊόντων. Πίσω από τη φήμη αυτή βρίσκονταν ορισμένοι υπάλληλοι ασφαλείας που το νέο ιδιοκτησιακό καθεστώς είχε πρόσφατα απολύσει.

Ο υπάλληλος συγκρίνοντας την αναφορά της τρέχουσας παραγωγής με αντίστοιχες εκθέσεις προηγούμενων περιόδων, κατανόησε πλήρως τον μηχανισμό της καλοστημένης απάτης. Ολα ξεκινούσαν από το τμήμα παραγωγής, το οποίο δεν κατέγραφε στο σύνολό τους τα προϊόντα που παράγονταν. Κατόπιν, οι υπεύθυνοι των αποθηκών που εμπλέκονταν στην υπόθεση, πωλούσαν τα επιπλέον προϊόντα τοις μετρητοίς σε «δικούς» τους έμπιστους οδηγούς, οι οποίοι διέθεταν τις κατάλληλες διασυνδέσεις για τη μεταπώλησή τους. Οι ποσότητες που έλειπαν καταγράφονταν ως «φύρα κατά την παραγωγή». Για τιμολόγια και λοιπά παραστατικά, φυσικά, ούτε λόγος. Την ίδια στιγμή, ο υπάλληλος της διεύθυνσης οικονομικού συνέδεσε το γεγονός αυτό με την ολοκαίνουργια εξοχική κατοικία και το υπερπολυτελές αυτοκίνητο του υπευθύνου των αποθηκών. Πάντα τον βασάνιζε πώς κάποιος με τον συγκεκριμένο μισθό μπορούσε να αποκτήσει και να συντηρεί τέτοιου είδους περιουσιακά στοιχεία.

Απάτες που συνδέονται με αποθέματα εμπορευμάτων καταλήγουν σχεδόν πάντα στο ίδιο σημείο, την υπεξαίρεση. Η μόνη διαφορά έγκειται στον τρόπο με τον οποίο οι κλοπές αυτές διαπράττονται και συγκαλύπτονται. Οσο καλύτερη και αποτελεσματικότερη είναι η ασφάλεια μιας εταιρείας, τόσο μικρότερη είναι η πιθανότητα να πέσει θύμα κλοπής ή εξαπάτησης. Είναι γνωστές περιπτώσεις όπου τα προϊόντα «βγαίνουν» από το εργοστάσιο μέσα σε κάδους απορριμμάτων.

Σε πολλές περιπτώσεις, βέβαια, οι υπάλληλοι που επιδίδονται συστηματικά σε υπεξαιρέσεις απλά εκμεταλλεύονται κενά στη διαδικασία. Κάποια προϊόντα είναι δυνατόν να καταμετρηθούν επακριβώς και κάποια άλλα κατά προσέγγιση. Αυτό σημαίνει ότι μπορεί να κλαπούν και μάλιστα σε τακτική βάση, αρκεί τα ελλείμματα να μην υπερβαίνουν κάποια λογικά όρια. Η μέθοδος που χρησιμοποιείται είναι η λογιστική διαγραφή των κλεμμένων, μέσω της καταγραφής τους ως προϊόντων ελαττωματικής παραγωγής.

Η αποτελεσματικότερη μέθοδος για την αποτροπή της κλοπής αποθεμάτων είναι η φυσική εποπτεία. Κλειδωμένοι αποθηκευτικοί χώροι, υπερυψωμένοι φράχτες, άμεμπτο προσωπικό ασφαλείας και συνεχής επιτήρηση είναι οι κομβικοί παράγοντες για την ασφάλεια των εμπορευμάτων. Σε ορισμένες ειδικές περιπτώσεις, όπως για παράδειγμα όταν το παραγόμενο προϊόν είναι μικρό σε μέγεθος και μεγάλης αξίας, επιβάλλεται ο προσωπικός έλεγχος των εργαζομένων και των αποσκευών τους κατά την αποχώρησή τους από τον χώρο εργασίας τους. Τα αρχεία παρακολούθησης των αποθεμάτων είναι εξαιρετικά σημαντικό να τηρούνται με τη μέγιστη δυνατή ακρίβεια, έτσι ώστε να είναι εύκολη η άμεση απογραφή τους. Βέβαια, πρέπει να παραδεχτούμε πως κάτι τέτοιο δεν είναι πάντοτε εύκολο. Ορισμένες φορές, η ιδιομορφία κάποιων παραγόμενων προϊόντων δεν επιτρέπει παρά μία και μοναδική ετήσια απογραφή. Αυτό, βέβαια, δεν πρέπει να αποτελεί άλλοθι για την παντελή έλλειψη απογραφής των αποθεμάτων. Μια αιφνιδιαστική απογραφή είναι ο καλύτερος τρόπος για να αποκαλυφθούν απάτες που σχετίζονται με κακοδιαχείριση αποθεμάτων. Τόσο τα πλεονάσματα όσο και τα ελλείμματα είναι περιπτώσεις που μπορεί να σημάνουν συναγερμό.

Αυτό που πρέπει να έχουμε στο μυαλό μας είναι ότι η πιθανότητα της υπεξαίρεσης αποθεμάτων αυξάνεται ανάλογα με τον βαθμό ελκυστικότητας των προϊόντων. Οσο μεγαλύτερες είναι η αξία του τελικού προϊόντος και η δυνατότητα ρευστοποίησής του στις παράνομες αγορές, τόσο μεγαλύτερη είναι η πιθανότητα κλοπής του. Συνεπώς, προληπτικά μέτρα πρέπει να τεθούν σε ισχύ αναλογικά με την ελκυστικότητα του προϊόντος στην αγορά.

Ο κ. Γιάννης Δρακούλης είναι επικεφαλής Τμήματος Διερεύνησης Οικονομικής Απάτης & Εταιρικών Αντιδικιών ΕΥ Ελλάδας.