Η διαδικασία που ακολουθήθηκε από τα σχολεία του Περιστερίου ήταν να υποβληθεί μια απλή αίτηση στη ΝΑSΑ, την οποία έχει δικαίωμα να κάνει κάθε αντίστοιχος φορέας ή εκπρόσωπος εκπαιδευτικού προγράμματος. Στη διοργάνωση της εκδήλωσης ωστόσο βοήθησε η ΑRΙSS (Αmateur Radio in Ιnternational Space Station), μια εθελοντική οργάνωση που απαρτίζεται από μέλη εθνικών ραδιοερασιτεχνικών οργανώσεων με σκοπό τη μελέτη, οργάνωση και εγκατάσταση ραδιοερασιτεχνικού εξοπλισμού στον Διαστημικό Σταθμό. Με βάση αυτόν τον εξοπλισμό που αποτελείται από πολλά μηχανήματα θα γίνει και η σημερινή συνομιλία με τους τρεις αστροναύτες. Θα χρησιμοποιηθεί ένας πομποδέκτης που εκπέμπει σε πολλές περιοχές και με πολλούς τρόπους επικοινωνίας (φωνή, κώδικας Μorse, εικόνα κτλ.)
Ο ίδιος εξοπλισμός μάλιστα χρησιμοποιείται και από τους ραδιοερασιτέχνες αστροναύτες για τις προσωπικές τους επικοινωνίες στον ελεύθερο χρόνο τους. Για να γίνει η σημερινή επαφή με τον Διαστημικό Σταθμό στήθηκε κεραία με ειδικό σύστημα περιστροφής αλλά και πολύπλοκος εξοπλισμός στο Κέντρο Υποστήριξης Βιοτεχνικών Εταιρειών της περιοχής Περιστερίου (οδός Εθν. Μακαρίου 1), όπου και θα φιλοξενηθεί η εκδήλωση. Να σημειωθεί ότι οι συχνότητες που θα χρησιμοποιηθούν ανήκουν στη «ραδιοερασιτεχνική υπηρεσία» και αποτελούν απόρρητη οδό επικοινωνίας με πρόσβαση μόνο στις υπηρεσίες του στρατού, δήμων, αρμόδιων υπουργείων κτλ.
