Ο ΕΠΙΤΗΔΕΥΜΑΤΙΑΣ που χρησιμοποιεί αυτοματοποιημένα μέσα για την τήρηση των βιβλίων και την έκδοση των στοιχείων υπάγεται και στις διατάξεις του παρόντος άρθρου ως και 25, οι οποίες κατισχύουν των αντίστοιχων σχετικών διατάξεων του Κώδικα αυτού. Στις περιπτώσεις εκείνες όπου εφαρμόζεται μεικτό σύστημα, δηλαδή χειρόγραφο και αυτοματοποιημένο, ισχύουν οι αντίστοιχες κατά περίπτωση διατάξεις.
1Ο επιτηδευματίας που χρησιμοποιεί αυτοματοποιημένο πληροφοριακό σύστημα για την τήρηση των βιβλίων ή την έκδοση των στοιχείων υποχρεούται:
α. Να έχει αναλυτικό εγχειρίδιο οδηγιών χρήσης του λογισμικού εφαρμογών του κατασκευαστή, στο οποίο πρέπει να περιλαμβάνονται όλες οι δυνατότητες του λογισμικού εφαρμογών που αφορούν την ασφάλεια και την εξασφάλιση της ακεραιότητας των επεξεργαζόμενων πληροφοριών. Αν το αρχικό εγχειρίδιο είναι σε ξένη γλώσσα, τότε θα πρέπει να υπάρχει τουλάχιστον συνοπτικό εγχειρίδιο στην ελληνική, το οποίο να αναφέρεται σε όλες τις κύριες λειτουργίες του λογισμικού εφαρμογών, που σχετίζονται τουλάχιστον με την εφαρμογή των διατάξεων του Κώδικα αυτού, καθώς και τις λειτουργίες διασύνδεσης όλων των τυχόν υποσυστημάτων. Αμφότερα ενημερώνονται αμέσως για κάθε ουσιαστική μεταβολή που επέρχεται στο λογισμικό εφαρμογών.
Αν ο προϊστάμενος της ΔΟΥ το ζητήσει εγγράφως, για τις ανάγκες του ελέγχου, ο επιτηδευματίας υποχρεούται με έξοδά του να προβεί στην άμεση μετάφραση του μέρους του εγχειριδίου που θα του υποδειχθεί, εφόσον αυτό υπάρχει μόνο στη γλώσσα του πρωτοτύπου.
β. Να θέτει στη διάθεση του προϊσταμένου της ΔΟΥ το κατάλληλο προσωπικό για τη χρήση του λογισμικού της επιχείρησης για όσο χρόνο απαιτηθεί κατά τη διάρκεια του ελέγχου και να επιτρέπει στο συνεργείο ελέγχου την απευθείας λήψη οποιουδήποτε στοιχείου ή πληροφορίας, από το αυτοματοποιημένο πληροφοριακό σύστημα, σε όποια μορφή ζητηθεί.
Τις υποχρεώσεις των περιπτώσεων α’ και β’ έχει και όποιος αναλαμβάνει την αυτοματοποιημένη τήρηση των βιβλίων επιτηδευματιών.
γ. Να διασφαλίζει τη διαθεσιμότητα όλων των πληροφοριών που προβλέπονται από τον παρόντα κώδικα σε ηλεκτρονική μορφή, καθώς και τη δυνατότητα εκτύπωσης και αναπαραγωγής τους, με διαφύλαξη των ηλεκτρομαγνητικών και άλλων μέσων αποθήκευσης πληροφοριών, του χρησιμοποιηθέντος λογισμικού ή κατάλληλου λογισμικού για την ανάκτηση, επισκόπηση και αποτύπωση όλων των αποθηκευμένων πληροφοριών και τα εγχειρίδια οδηγιών χρήσης του λογισμικού, κατά τα οριζόμενα στην παρ. 2 του άρθρου 21.
2Το λογισμικό εφαρμογών που χρησιμοποιείται από κάθε μέρος του υπολογιστικού συστήματος κύριο και περιφερειακό θα πρέπει να ανταποκρίνεται πλήρως στις απαιτήσεις των διατάξεων του Κώδικα αυτού, όπως ισχύουν κάθε φορά. Επιπλέον πρέπει να έχει τις ακόλουθες δυνατότητες:
α. Ανάπτυξης κωδικών αριθμών και τίτλων λογαριασμών από τους επιτηδευματίες που τηρούν βιβλία τρίτης κατηγορίας, ανάλογης με εκείνη του Ελληνικού Γενικού Λογιστικού Σχεδίου ή των κλαδικών λογιστικών σχεδίων, εφόσον προορίζεται για επιχειρήσεις που τα εφαρμόζουν. Προκειμένου για επιτηδευματίες που τηρούν βιβλία πρώτης και δεύτερης κατηγορίας τα πληροφοριακά στοιχεία που προβλέπονται από το άρθρο 4 παρ. Α και Β του Κώδικα αυτού πρέπει να προκύπτουν υποχρεωτικά από ανάπτυξη αντίστοιχων στηλών στα βιβλία αυτά, εφόσον δεν συντάσσονται οι αναλυτικές καταστάσεις που προβλέπονται από τις ίδιες διατάξεις.
β. Προσδιορισμού των χρησιμοποιούμενων μεταβλητών φορολογικών συντελεστών, εισφορών, τελών από τον ίδιο τον χρήστη και χρήσης όλων των ισχυσάντων και το διάστημα που ίσχυσαν μεταβλητών.
γ. Αυτόματης, ετήσιας και ενιαίας προοδευτικής αρίθμησης κάθε ημερολογιακής εγγραφής, ξεχωριστά και διακριτά για κάθε ημερολόγιο και αποτροπής της μεταβολής της από τον χρήστη μετά την ενημέρωση του συστήματος. Η απλή εισαγωγή πληροφοριών ή άλλων ενδείξεων μη λογιστικού χαρακτήρα δεν θεωρείται ότι αλλοιώνει ή μεταβάλλει τις ήδη λογιστικοποιημένες εγγραφές.
δ. Διασφάλισης της ενημέρωσης των βιβλίων του επιτηδευματία με το περιεχόμενο των στοιχείων που εκδίδονται με αυτοματοποιημένο τρόπο.
ε. Σε περίπτωση λανθασμένης έκδοσης φορολογικών στοιχείων και εφόσον δεν έγινε χρήση αυτών η ακύρωση της εγγραφής μπορεί να γίνει μόνο με αντιλογισμό της. Η διόρθωση της λανθασμένης εγγραφής μπορεί να γίνεται με αλγεβρική απεικόνιση.
στ. Διαχωρισμού, καταχώρισης και εκτύπωσης των οικονομικών πράξεων της νέας διαχειριστικής περιόδου, παράλληλα με τις οικονομικές πράξεις και τις τακτοποιητικές πράξεις της διαχειριστικής χρήσης που έληξε (σύνταξη ισολογισμού), καθώς και αυτόματης μεταφοράς των υπολοίπων στους λογαριασμούς της νέας χρήσης. Η μεταφορά των υπολοίπων στη νέα χρήση γίνεται προσωρινά ως την 20ή ημέρα του επόμενου από την ημερομηνία κλεισίματος μήνα, με ημερομηνία εγγραφής την πρώτη μέρα της νέας χρήσης. Τα οριστικά και εκκαθαρισμένα υπόλοιπα καταχωρίζονται ως το τέλος του τέταρτου από την ημερομηνία κλεισίματος μήνα με αντιστροφή της εγγραφής του προσωρινού ανοίγματος.
ζ. Διαχωρισμού και χωριστής εκτύπωσης των πράξεων του τελευταίου μήνα της διαχειριστικής χρήσης που λογιστικοποιήθηκαν ως την 20ή του πρώτου μήνα της επομένης από τις τακτοποιητικές πράξεις ισολογισμού της ίδιας χρήσης.
η. Παρεμπόδισης της αναδρομικής τροποποίησης ή παρεμβολής οποιασδήποτε εγγραφής, μετά την πάροδο της προθεσμίας ενημέρωσης, που ορίζεται από τις παραγράφους 1 και 2 του άρθρου 17 του Κώδικα αυτού.
θ. Αυτόματης ενέργειας των αθροίσεων των ποσών των ημερολογίων, των λογαριασμών, των ισοζυγίων, των καταστάσεων και των στηλών των βιβλίων πρώτης και δεύτερης κατηγορίας και μεταφοράς τους από σελίδα σε σελίδα.
ι. Παραγωγής των στοιχείων που υποβάλλονται στο Κέντρο Πληροφορικής του υπουργείου Οικονομικών (ΚΕΠΥΟ), καθώς και σε κάθε άλλη αρμόδια δημόσια υπηρεσία ή αρχή, που προβλέπεται στο άρθρο 20.
ια. Εκτύπωσης των κάθε είδους δηλώσεων ΦΠΑ, σε απλό χαρτί και σε μορφή όμοια ως προς τη γραμμογράφηση με αυτήν των σχετικών προτυπωμένων εντύπων.
ιβ. Εκτύπωσης των Συνοπτικών Καταστάσεων Αγαθών κατά κωδικό κίνησης.
ιγ. Ανάλυσης των κινήσεων του υπολοίπου των λογαριασμών απαιτήσεων και υποχρεώσεων σε ξένο νόμισμα στο προσήκον νόμισμα.
ιδ. Αυτόματης διενέργειας των δευτερογενών εγγραφών της Αναλυτικής Λογιστικής.
ιε. Αμεσης εξαγωγής όλων των λογιστικοποιημένων εγγραφών προς χρήση από τον έλεγχο, σε μέσα και μορφή γραμμογράφησης που ορίζεται με απόφαση του υπουργού Οικονομικών.
ιστ. Συσχέτισης και εκτύπωσης των Δελτίων Εσωτερικής Διακίνησης που αφορούν αναλώσεις με αυτά των παραγόμενων προϊόντων, κατά παρτίδα παραγωγής.
ιζ. Συγκέντρωσης και εκτύπωσης όλων των συναλλαγών που έγιναν με ηλεκτρονική ανταλλαγή δεδομένων.
ιη. Ανάλυσης του είδους και του αριθμού των εκδοθέντων στοιχείων κατά σειρά θεωρημένων ενιαίων εντύπων.
ιθ. Ανάλυσης και συγκέντρωσης των εγγραφών κατά κωδικό Γενικής και Αναλυτικής Λογιστικής. Δηλαδή, ανάλυσης της κατανομής των λογαριασμών Γενικής Λογιστικής κατά κωδικό Αναλυτικής και των κωδικών της Αναλυτικής κατά κωδικό προέλευσης της Γενικής. ΒΙΒΛΙΟ ΤΕΧΝΙΚΩΝ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΩΝ
Ο υπόχρεος στην τήρηση βιβλίων τρίτης κατηγορίας επιτηδευματίας που πωλεί προϊόντα μετά από επεξεργασία, εξευγενισμό, συναρμολόγηση, διασκευή, συσκευασία ή ανασυσκευασία αγαθών ο ίδιος ή μέσω τρίτου (φασόν) είναι υποχρεωμένος να τηρεί Βιβλίο Τεχνικών Προδιαγραφών, ανεξάρτητα αν είναι υπόχρεος ή μη στην τήρηση βιβλίων αποθήκης.
Βιβλίο Τεχνικών Προδιαγραφών τηρεί και ο πωλών προϊόντα μετά από απλή ανάμειξη ή συναρμολόγηση, όπου αναγράφει τη συνταγή των αναμειγνυόμενων ή συναρμολογούμενων υλών ή εξαρτημάτων για την παραγωγή των πωλούμενων προϊόντων.
Στο Βιβλίο Τεχνικών Προδιαγραφών αναγράφονται πριν από την έναρξη της παραγωγής οι τεχνικές προδιαγραφές του προϊόντος. Σε περίπτωση μεταβολής των τεχνικών προδιαγραφών, αυτή αναγράφεται πριν από την έναρξη της σχετικής παραγωγής με βάση τη μεταβολή αυτή. Οι τεχνικές προδιαγραφές περιλαμβάνουν, πλην των άλλων τεχνικών δεδομένων, τη για κάθε μονάδα παραγόμενου έτοιμου προϊόντος απαιτούμενη ποσότητα πρώτων και βοηθητικών υλών και υλικών συσκευασίας, καθώς και το προϋπολογιζόμενο ποσοστό της φύρας παραγωγής κατά υλικό (πρώτες ύλες και υλικά συσκευασίας).
Ως μονάδα προϊόντος λαμβάνεται αυτή στην οποία γίνεται η τιμολόγηση. Ιδια προϊόντα, πωλούμενα σε διαφορετική μονάδα ή συσκευασία, προδιαγράφονται χωριστά.
Στο Βιβλίο Τεχνικών Προδιαγραφών περιγράφεται ο τρόπος μερισμού των Γενικών Βιομηχανικών Εξόδων, για κάθε επιμέρους δαπάνη που ξεπερνά το 5% του συνόλου των. ΒΙΒΛΙΟ ΚΟΣΤΟΛΟΓΗΣΗΣ ΠΡΟΪΟΝΤΩΝ
Ο επιτηδευματίας ο υπόχρεος στην τήρηση Βιβλίου Τεχνικών Προδιαγραφών και στην τήρηση βιβλίων αποθήκης, αθροιστικά, υποχρεούται να τηρεί για τα πωλούμενα προϊόντα εξωλογιστικό Βιβλίο Κοστολόγησης Προϊόντων.
Στο Βιβλίο Κοστολόγησης Προϊόντων και υπό τύπον πινάκων διπλής εισόδου αναγράφονται κατ’ είδος παραχθέντος προϊόντος:
α) Ο κωδικός, αν υπάρχει, και η περιγραφή του προϊόντος. β) Η συνολικά παραχθείσα κατά την κλειόμενη χρήση ποσότητα. γ) Η βάσει τεχνικών προδιαγραφών αναλωτέα ποσότητα κατ’ είδος υλικού. δ) Οι πράγματι αναλωθείσες ποσότητες. ε) Οι ποσοτικές αποκλίσεις θεωρητικών και πραγματικών αναλώσεων. Στις προς σύγκριση θεωρητικές αναλώσεις θα περιλαμβάνεται και η εκτιμώμενη θεωρητική φύρα. στ) Οι ποσοτικές αποκλίσεις θεωρητικής και πραγματικής φύρας κατ’ είδος αναλωθέντος υλικού. ζ) Η αξία των αναλωθέντων επιμέρους υλικών. η) Τα επιμερισθέντα Γενικά Βιομηχανικά Εξοδα. θ) Το συνολικό κόστος. ι) Το συνολικό ανά μονάδα κόστος.
Ο επιτηδευματίας που δεν υποχρεούται στην τήρηση βιβλίου αποθήκης πέραν του Βιβλίου Τεχνικών Προδιαγραφών τηρεί Κατάσταση, όπου εμφαίνεται το απόθεμα έναρξης, οι αγορές και το απόθεμα λήξης των πρώτων και βοηθητικών υλών, των υλών και ειδών συσκευασίας, καθώς και των παραγόμενων προϊόντων.
Οταν τηρείται Βιβλίο Κοστολόγησης Προϊόντων, στον λογαριασμό 93 της Αναλυτικής Λογιστικής μπορεί να τηρείται το συνολικό, χωρίς ανάλυση κατά προϊόν, κόστος παραγωγής.
