«Ηρθε η ευκαιρία να ξεφύγουμε από το 9 με 5 στο γραφείο»

Ο τρόπος με τον οποίο αντιμετωπίζουμε τον χώρο εργασίας έχει αλλάξει για πάντα λόγω του κορωνοϊού, λέει στο «Βήμα» η κυρία Βίβιαν Καραβία, σύμβουλος στρατηγικής εργασιακού χώρου. Τα υγειονομικά μέτρα για την επιστροφή στο γραφείο είναι προσωρινά, η πραγματική αλλαγή θα ακολουθήσει αργότερα λόγω της μεταβολής στη νοοτροπία που έφερε η νόσος Covid-19.

Ποια είναι τα νέα δεδομένα που έβαλε ο κορωνοϊός;

«Ξαφνικά αρχίσαμε όλοι να δουλεύουμε από το σπίτι. Και αυτό έγινε σε παγκόσμια κλίμακα. Ο διευθύνων σύμβουλος της Microsoft είπε ότι σε παγκόσμιο επίπεδο μέσα σε δύο μήνες πραγματοποιήθηκε ψηφιακή μετάβαση δύο χρόνων. Η επιδημία του κορωνοϊού κάποια στιγμή θα τελειώσει αλλά δεν θα γυρίσουμε ποτέ εκεί όπου βρισκόμασταν πριν ξεσπάσει. Στη σημερινή μεταβατική περίοδο, η άμεση προτεραιότητα είναι να εφαρμόσουμε τα υγειονομικά μέτρα όταν επιστρέψουμε στα γραφεία μας αλλά ο τρόπος που αντιμετωπίζουμε τον χώρο εργασίας πιστεύω ότι έχει αλλάξει για πάντα».

Ποια είναι τα κύρια χαρακτηριστικά της αλλαγής αυτής;

«Μέχρι σήμερα θεωρούσαμε αυτονόητο ότι όλοι οι εργαζόμενοι θα ξεκινούν την ίδια ώρα κάθε πρωί, θα μπαίνουν όλοι μαζί στα αυτοκίνητά τους ή στο μετρό για να πάνε όλοι μαζί την ίδια ώρα σε ένα μεγάλο γραφείο όπου θα παραμένουν μέχρι μια συγκεκριμένη ώρα, και μετά θα φεύγουν πάλι όλοι μαζί. Μέχρι τώρα κανείς δεν αμφισβητούσε αυτή τη νοοτροπία, η οποία προέρχεται από την εποχή της βιομηχανικής επανάστασης. Οταν δημιουργήθηκαν τα πρώτα εργοστάσια, οι εργαζόμενοι ήταν υποχρεωμένοι να πηγαίνουν σε έναν χώρο γιατί εκεί βρίσκονταν τα μηχανήματα που παρείχε ο εργοδότης».

Γιατί παρέμεινε το ίδιο μοντέλο αφού από τα εργοστάσια περάσαμε στις υπηρεσίες;

«Ακόμα και στα γραφεία μέχρι πολύ πρόσφατα ο υπάλληλος έπρεπε να χρησιμοποιήσει μηχανήματα (γραφομηχανές, φαξ, εταιρικά προγράμματα κ.τ.λ.) που έμεναν αποκλειστικά στον εργασιακό χώρο. Επίσης, η κυρίαρχη νοοτροπία ήταν ότι οι εργαζόμενοι πρέπει να βρίσκονται στο γραφείο για να μπορεί ο προϊστάμενος να αναθέτει και να επιβλέπει τη δουλειά. Σήμερα, μπορείς να κάνεις σχεδόν τα πάντα με ένα λάπτοπ και γρήγορο Ιντερνετ.  Αυτό σημαίνει ότι κανείς μπορεί να δουλέψει από κάπου αλλού, εκτός γραφείου. Αρκεί μια βολική καρέκλα και καλός καφές. Το κομμάτι του παζλ που έλειπε ήταν η ψηφιοποίηση των εταιρικών διαδικασιών, την οποία πετύχαμε τώρα σε παγκόσμια κλίμακα λόγω κορωνοϊού. Ακόμη και αυτοί που είχαν μείνει πίσω ψηφιοποιήθηκαν θέλοντας και μη. Αυτό που μένει να δούμε τώρα είναι μια ουσιαστική αλλαγή στον τρόπο που ορίζουμε την παραγωγικότητα».

Θα καταργηθούν λοιπόν για πολλούς τα γραφεία;

«Τα γραφεία δεν θα καταργηθούν, αλλά ο ρόλος τους πιθανόν να επαναπροσδιοριστεί. Το ερώτημα που τίθεται είναι το εξής: αν μπορώ πια να εργαστώ από οπουδήποτε, για ποιον λόγο να πάω στο γραφείο; Η απάντηση μοιάζει να είναι μία: για να είμαι με τους συνεργάτες μου».

Νόμιζα ότι ήταν η ανασφάλεια των μάνατζερ ότι οι υφιστάμενοί τους θα λουφάρουν όταν τηλεργάζονται…

«Αυτό πάει πακέτο με το πώς ορίζουμε την παραγωγικότητα: με το πόση ώρα κάθεσαι στο γραφείο ή με το πόση δουλειά βγάζεις; Το δεύτερο δεν χρειάζεται να ελέγχεται μέσω της φυσικής παρουσίας. Παρά τις διαφορές από ρόλο σε ρόλο, λίγοι είναι εκείνοι που πραγματικά είναι απαραίτητο να βρίσκονται στο γραφείο όλη μέρα κάθε μέρα. Αυτό επιτρέπει μια ευελιξία: ο χώρος του γραφείου γίνεται κατ’ εξοχήν χώρος για συνεργασία και όταν η δουλειά απαιτεί συγκέντρωση, μπορεί να γίνει και από το σπίτι. Ή αν το σπίτι δεν βολεύει, από ένα κοντινό co-working space, έναν χώρο με Ιντερνετ και ησυχία.

Αρα ο ρόλος του γραφείου αλλάζει και γίνεται ο προορισμός όπου επιλέγουμε να πάμε για τη συνεργασία και την ομαδική δουλειά. Ισως ήρθε η ευκαιρία να ξεφύγουμε από το υποχρεωτικό 9 με 5, και να μπορεί ο ίδιος ο εργαζόμενος να οργανώνει τον χρόνο του και να επιλέγει αν θα πάει στο γραφείο ή όχι ανάλογα με τις πραγματικές ανάγκες της δουλειάς. Αυτό εξυπηρετεί τον ίδιο τον εργαζόμενο, που γίνεται πιο αποτελεσματικός, την επιχείρηση που μπορεί να μειώσει τα έξοδά της, αλλά και τη μείωση του περιβαλλοντικού μας αποτυπώματος. Εχουμε πάνω από 10 χρόνια μελέτες που δείχνουν ότι το 30%-50% των χώρων ενός γραφείου μένει ανά πάσα στιγμή άδειο, ανεκμετάλλευτο, όμως έχει κόστος για την εταιρεία και το περιβάλλον».

Θα μείνουμε πίσω στην τηλεργασία στην Ελλάδα λόγω αντιστάσεων;

«Αυτά που συζητούμε εδώ αφορούν στρατηγική σε βάθος χρόνου. Σήμερα όλοι ασχολούνται με το πώς θα εφαρμόσουμε τους κανόνες των επιδημιολόγων στα γραφεία, τις αποστάσεις, τα παραπετάσματα από πλεξιγκλάς… Αυτές είναι προσωρινές λύσεις για να επιστρέψουμε στην κανονικότητα. Στην ουσία δεν μπορούμε να ξαναγυρίσουμε στα προ κορωνοϊού γιατί έχουμε αλλάξει. Θα ήταν κρίμα και κοντόφθαλμο να χάσουμε αυτή την ευκαιρία, γιατί ουσιαστικά πρόκειται για μια μεγάλη ευκαιρία για επανεκκίνηση».

Το μοντέλο εργασιακού χώρου και o σύμβουλος στρατηγικής

Τι κάνει ένας σύμβουλος στρατηγικής εργασιακού χώρου;

«Η αλήθεια είναι ότι η ειδικότητα αυτή είναι αρκετά σπάνια και λίγοι γνωρίζουν ότι υπάρχει. Θα έλεγα ότι είναι το σημείο όπου η ψυχολογία συναντά την αρχιτεκτονική και την οργάνωση επιχειρήσεων. Εύκολα αναγνωρίζει κανείς πόσο το εργασιακό περιβάλλον επηρεάζει τη σωματική και ψυχολογική μας υγεία. Αυτό που πολλοί αγνοούν είναι ότι το κατάλληλο εργασιακό περιβάλλον μπορεί να καθορίσει κατά πόσο μια επιχείρηση θα πετύχει τους στρατηγικούς της στόχους ή όχι. Στην πράξη αυτό που κάνουμε είναι αφού μελετήσουμε τα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά, την κουλτούρα και τις ανάγκες μιας επιχείρησης να τη βοηθήσουμε να επιλέξει τους χώρους, την τεχνολογία και τα συστήματα που χρειάζεται όχι μόνο για το σήμερα αλλά και για τις μελλοντικές της ανάγκες. Οταν γίνεται σωστά, η παραγωγικότητα ανεβαίνει και η επένδυση πετυχαίνει τη βέλτιστη απόδοση».

Ποιο μοντέλο εργασιακού χώρου επικρατεί σήμερα;

«Το κυρίαρχο μοντέλο σε πολλές χώρες όπως και στην Ελλάδα, είναι ότι κάθε εργαζόμενος έχει τον δικό του χώρο, συνήθως ένα γραφείο σε μια αίθουσα με πολλά γραφεία, και εκεί πραγματοποιεί μια σειρά από δραστηριότητες που είτε απαιτούν συγκέντρωση είτε είναι πιο διαδικαστικές είτε χρειάζονται συνεργασία. Ενα πιο εξελιγμένο μοντέλο που ήδη εφαρμόζεται σε πολλές εταιρείες είναι το Activity Based Working, δηλαδή η διαμόρφωση του χώρου ανάλογα με το είδος της δραστηριότητας. Σε ένα τέτοιο εξελιγμένο περιβάλλον ο εργαζόμενος έχει στη διάθεσή του μια επιλογή από διαφορετικούς χώρους. Κάποιοι είναι ιδανικοί όταν χρειάζεσαι συγκέντρωση και ησυχία, άλλοι είναι ιδανικοί για συναντήσεις και άλλοι για δημιουργική ομαδική εργασία».